Par Beth Ellyn Rosenthal, rédacteur
Dans l'économie d'aujourd'hui, les directeurs recherchent continuellement des manières de réduire plus loin des coûts et d'améliorer la productivité. Ce n'est aucune merveille que beaucoup de compagnies jettent un coup d'oeil remplacé à externaliser la dépense telle que la fourniture de travail de services professionnels.
Le marché offre une gamme des solutions des outils autonomes aux programmes principaux de fournisseur à externaliser de processus complet.
Peter Quigney, VP de fourniture à EDS, une technologie Plano-Texas-basée de l'information entretient la société qui fournit des services de BPO aux clients, partage ses opinions sur quoi rechercher en externalisant le procédé de travail de fourniture.
1. Concevoir la stratégie globale
Un arrangement complet de l'utilisation de travail et de sa relation de votre compagnie à vos affaires de noyau vous aidera à définir vos conditions quand externalisant le procédé de travail de fourniture.
D'abord, quels êtes-vous appelle le travail ? Est-ce défini la même manière entreprise-large ? Les définitions et la nomenclature communes, spécialement globalement, doivent être le premier ordre des affaires en décidant quoi externaliser. Employer à termes conformés dans le marché permet à des directeurs de comparer l'évaluation et l'utilisation de volume sur la compétence place. Les achats de travail externalisés se reliants avec les fonctions de corporation principales donneront à votre compagnie un avis plus holistique de ces activités de recouvrement et deviennent extrêmement valables quand évaluant l'approvisonnement global, qu'EDS appelle « meilleur ShoreSM ». Une fois que cela est établi, vous pouvez prendre des décisions pour acheter le travail, louez de nouveaux employés, ou formez des vos courants qui emploient des dénominateurs communs.
2. Communiquer l'occasion, le but, et le progrès intérieurement
L'appui aîné actif de conduite est critique au succès de n'importe quel programme d'entreprise, et celui-ci n'est aucun différent. Commencer par une approche de haut en bas et mettre à feu l'intérêt aîné de conduite par l'intermédiaire des rapports d'occasion et des rapports sur l'état d'avancement. Les compagnies avec la tolérance élevée établie pour des achats de franc-tireur trouveront la conformité, par conséquent le succès, particulièrement provocants ; établir ainsi les règles tôt et suivre à travers. S'assurent la conduite à tous les niveaux « achats dans » à la proposition de valeur.
3. Aligner acheter le processus avec ce qui est acheté
Le processus est un autre secteur intéressant le contrôle. Puisque tout le travail n'est pas semblable, il se comprend que l'achat des processus pourrait être soulagé pour un volume plus élevé, achats inférieurs de valeur. Assurer votre programme externalisant aligne des processus avec ce qui est acheté de sorte que des centaines de dollars dans l'activité de transaction ne soient pas consommées pour payer une facture $50. Assigner la quantité appropriée d'examen minutieux pour de grands engagements et responsabilités de contrat et du processus le plus profilé pour chaque achat.
4. En négociant, sélectionner vos priorités et les maintenir simples
Le choix externalisant des associés par l'intermédiaire de RFP/RFQ (demande de proposition/de demande de citation) continue à être largement pratiqué, mais beaucoup de compagnies perdent de vue le fait que le processus de sourcing/RFP est juste le commencement. Après que le contrat soit signé, la facilité et l'exactitude des transactions quotidiennes indiquent vraiment l'histoire au sujet de l'épargne réalisée.
En étant en pourparlers avec des fournisseurs de service, sélectionner vos priorités et les maintenir simples. Maintenir toujours dans l'esprit les volumes étant traités. Ne pas négocier pour les articles qui ne peuvent pas être contrôlés plus tard par l'une ou l'autre partie. Les incitations pour des améliorations de processus et l'innovation sont bienvenues des deux côtés de la table. S'assurer qu'elles sont mesurables et réalistes.
5. Source en dehors de la boîte
Quelques segments de travail d'extérieur, tels que l'augmentation de personnel, donnent à des compagnies des occasions considérables au-dessus de et au delà du « l'externaliser juste » mentalité. Par exemple, dans les secteurs où le marché d'entrepreneur est mobile, il est possible d'obtenir le même entrepreneur par de divers fournisseurs. Si votre processus te permet de garder une impulsion sur des taux des factures de fournisseur et des salaires horaires des entrepreneurs, il est facile de trouver les solutions de rechange du moindre coût. Source en dehors de la boîte - il y a davantage que l'one-way pour trouver un entrepreneur et plus que l'one-way pour utiliser ses services. Ne pas payer des services que vous n'employez pas.
6. Acheter les ensembles de compétence dans les unités mesurables
La fonction d'opérations d'un programme externalisé bien-contrôlé devrait étroitement lier la réalité avec la stratégie. Le programme devrait acheter des ensembles de compétence dans les unités mesurables le cas échéant, de sorte que des taux puissent être comparés exactement et des volumes de l'achat par l'ensemble de compétence puissent être mesurés.
7. Données d'achat de cravate à l'argent dépensé
Vous savez-vous de qui vous achetez, mais savez-vous ce que vous achetez et pourquoi ? Savez-vous quelle quantité de votre dépensent peut être entièrement accru et ce qui ne peut pas, en raison de certaines circonstances d'affaires ? Dans les situations où vous n'avez pas un choix des fournisseurs, le prix étant négocié ou est-il juste payé ? Les prétentions que vous pouvez accroître toutes les dépenses sont habituellement erronées une fois vous contrôlent les données, ainsi assurer à vos captures de programme ce type d'information. Attacher cette intelligence à vos données au moment où vous la savez mieux ; quand vous faites la transaction.
8. Observer les transactions
Quand les transactions sur le travail sont exactement enregistrées, elles peuvent fournir des données pour évaluer des suffisances de position de fonctionnement de niveaux de service de fournisseur, la qualité et l'exactitude de facturation. Externaliser des programmes devrait également inclure les processus qui exécutent le fournisseur périodique auditent et des revues internes de conformité d'utilisateur.
9. Les outils sont principaux pour le gouvernement
À la vitesse d'aujourd'hui d'affaires, les outils « de vitesse d'Internet » sont un différentiateur du marché. L'outil pour votre programme de travail contrôlé si « flotter » seamlessly entre votre compagnie, votre fournisseur externalisant, et fournisseurs de sorte que tous puissent accéder à des données et exécuter des transactions. En plus de fournir « une mémoire et un arrangement de corporation » des transactions, l'outil devrait objectivement enregistrer des données et l'analyse d'alimentation pour de futures discussions internes et de fournisseur.
10. La mesure, raffinent, répètent
La mesure et l'amélioration continues fournit les résultats de qualité qui peuvent être appliqués à travers votre compagnie. Par exemple, les données précises de marché du travail peuvent aider l'heure ou les départements de compensation projettent des paquets plus concurrentiels pour attirer des employés de qualité ; ou, réciproquement, suport l'argument que quelques fonctions sont faites plus de manière rentable par le travail d'extérieur. Établir la mesure et la rétroaction dans votre processus.
Leçons du journal externalisant :
- Ne pas supposer que votre dépense de travail est « pas beaucoup. » Si vous avez une manière de regarder ce qui est acheté par opposition à ce qu'il s'appelle, vous pouvez jaillir trouvaille que vous achetez plus de travail que vous pensez sous les noms consultant, entretien/réparation, personnel de la température, services et semblables. S'assurer que tout obtient inclus dans la portée de l'accord d'externaliser.
- Ne pas sous-estimer le montant de l'épargne. Mesurer l'épargne de l'amélioration de processus, d'accroître la dépense et réellement de « s'occuper du magasin. » L'approvisonnement les fournisseurs et les taux de réduction peut obtenir ces épargne fascinante payée d'avance dans l'extension. Mais l'amélioration de processus, l'intégrité des données et la conformité d'utilisateur lui feront la réalité !
- Ne pas sous-estimer l'à valeur ajoutée. L'épargne des dépenses réduites va directement au résultat inférieur. Les améliorations de niveau de service de vos fournisseurs de service améliorent vos affaires. Les améliorations de processus et la réduction de service améliorent votre vitesse pour lancer sur le marché et aider le moral du personnel.
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